Making a complaint with a workable remedy · Guide and answers
B1.2 · Describe a failure and justify a request in relation to a deadline.
Sehr geehrtes Team von Papierpunkt,
am Dienstag habe ich Ihre Lieferung zur Bestellung P-38 erhalten. Bestellt waren 20 blaue Mappen, angekommen sind jedoch 20 rote. Für unseren Workshop am Freitag brauchen wir blaue Mappen, damit unsere Materialien von denen der anderen Gruppe zu unterscheiden sind. Im Zentrum haben wir keinen Ersatz.
Ein Kollege meint, die angebotene Lieferung am Montag sei rechtzeitig. Der Workshop findet aber schon diesen Freitag statt. Der Ersatz am Montag würde uns deshalb für den Workshop nicht helfen.
Könnten wir die blauen Mappen vor Freitag bei Ihnen abholen? Bitte prüfen Sie, ob das möglich ist, und nennen Sie uns gegebenenfalls eine Abholzeit. Falls Sie keine rechtzeitige Lösung anbieten können, möchte ich die roten Mappen zurückgeben und um Erstattung bitten. Bitte erklären Sie dann, wie die Rückgabe abläuft. Ich warte auf Ihre Antwort, bevor ich der Gruppe eine Lösung zusage.
Mit freundlichen Grüßen
Luca Braun
Bestellt waren 20 blaue Mappen, angekommen sind jedoch 20 rote.
Retains quantity and colour contrast.
Der Ersatz am Montag würde uns deshalb für den Workshop nicht helfen.
Corrects the colleague’s timing error.
Falls Sie keine rechtzeitige Lösung anbieten können, möchte ich die roten Mappen zurückgeben und um Erstattung bitten.
Uses the offered option as a conditional fallback.
Könnten wir die blauen Mappen vor Freitag bei Ihnen abholen?
The polite question retains the deadline without asserting availability.
Request collection on Thursday or another remedy before Friday, or choose a refund directly while explaining the late delivery. Monday means the offered Monday after this Friday. Do not assert stock availability.
Another valid German response (not the only one):
Guten Tag,
ich möchte die Lieferung zu P-38 reklamieren. Es sollten 20 blaue Mappen sein; am Dienstag wurden stattdessen 20 rote geliefert. Die Farbe ist für uns wichtig: Am Freitag arbeiten zwei Gruppen im Zentrum, deren Materialien wir unterscheiden müssen. Weitere Mappen gibt es dort nicht.
Danke für Ihr Angebot einer Ersatzlieferung. Allerdings liegt der angebotene Montag nach unserem Workshop. Die Einschätzung meines Kollegen, dass die Lieferung vorher ankomme, stimmt daher nicht.
Ist eine Abholung der bestellten Farbe bis Donnerstag möglich? Wenn ja, teilen Sie mir bitte mit, wann ich vorbeikommen kann. Eine Bestätigung dazu habe ich noch nicht. Wenn wir vor dem Workshop keine blauen Mappen bekommen können, würde ich die angebotene Rückgabe mit Erstattung wählen. Bitte senden Sie mir die nötigen Informationen. Ich möchte nichts zusagen, was noch offen ist.
Freundliche Grüße
Jo Meyer
A useful complaint goes beyond “wrong colour”: connect colour and deadline to the workshop and distinguish requests from confirmation.