Clarifying a booking · Guide and answers
B1.1 · Explain a discrepancy and request a useful confirmation.
Sehr geehrtes Bibliotheksteam,
für unsere Gruppe mit sechs Personen habe ich den Lindenraum am Donnerstag von 18 bis 19 Uhr reserviert. In meiner gespeicherten Anfrage steht diese Zeit. Ihre Bestätigung nennt jedoch 17 bis 18 Uhr. Zwei Personen können erst um 18 Uhr kommen. Deshalb wäre der bestätigte Termin für uns schwierig.
Könnten Sie bitte prüfen, welcher Termin möglich ist? Ich weiß nicht, ob die andere Uhrzeit ein Fehler ist oder ob der Raum später belegt ist. Falls wir ihn um 18 Uhr nicht nutzen können, würde ich gern nach einem anderen Donnerstag fragen. Ich informiere die Gruppe erst nach Ihrer Antwort, damit niemand zur falschen Zeit kommt.
Mit freundlichen Grüßen
Alex Berger
Ihre Bestätigung nennt jedoch 17 bis 18 Uhr.
Contrasts the documents without attributing a cause.
Falls wir ihn um 18 Uhr nicht nutzen können, würde ich gern nach einem anderen Donnerstag fragen.
Presents an option as a future request, not an existing booking.
Könnten Sie bitte prüfen, welcher Termin möglich ist?
The request makes the needed reply clear.
damit niemand zur falschen Zeit kommt.
The purpose links confirmation to informing the group; the remaining language is also reviewed.
Another Thursday, another room or waiting for a reply are valid if requested rather than assumed approved. “erst um 18 Uhr” and “nicht vor 18 Uhr” retain the limit. The cause of the change remains unknown.
Another valid German response (not the only one):
Guten Tag,
ich möchte die Bestätigung für den Lindenraum klären. Wir sind sechs Personen und haben für Donnerstag 18 bis 19 Uhr angefragt. Bestätigt wurden aber 17 bis 18 Uhr. Zwei Mitglieder unserer Gruppe können nicht vor 18 Uhr da sein. Eine gemeinsame Sitzung wäre so nicht möglich.
Ist die gewünschte Zeit noch frei, oder ist der Raum dann besetzt? Bitte teilen Sie mir mit, welche Angabe gilt. Wenn der Lindenraum nicht verfügbar ist, könnten Sie uns einen anderen Raum für 18 bis 19 Uhr anbieten? Ich würde das Angebot zuerst mit der Gruppe besprechen und dann antworten. Bisher habe ich den anderen noch keine feste Uhrzeit mitgeteilt.
Vielen Dank und freundliche Grüße
Kim Roth
If you state that the library made an error, turn that attribution into a question: the documents show a discrepancy, not its cause.