The meeting without slides
CEFR B26 turns
Listen to the conversation
Listen as many times as you like. No limit and no score.
Questions
You answer them by listening. If you slip, we tell you where it is.
What is the first speaker mainly trying to change?
The balance between explanation and decision-making. — Too much explanation left little decision time. The core aim is to leave time for decisions. Limiting topics rather than allotting departmental slots supports that aim; it is not a proposal to reduce the evidence sent.
What risk does the second speaker identify in the new format?
Fear of seeming unprepared could suppress useful questions. — He distinguishes access to documents from willingness to ask: treating basic questions as poor preparation may silence people. Late reports are a past problem; urgency is discussed separately.
The first speaker will give each department the same short speaking slot.
False — She limits agenda items instead of allotting minutes by department, so a late speaker does not lose an urgent topic.
How do sending a summary early and allowing basic questions work together?
Preparation becomes useful when uncertainty can still be raised. — Early preparation addresses the late report, but people must also be able to ask without seeming unprepared. Doubts belong at the beginning, and fixed departmental slots are rejected.
The second speaker accepts a selective use of visual material.
True — He allows a comparison graphic while rejecting a complete presentation. This is a selective use, not a ban.
What does the final phrase about moving the problem mean?
Changing the format needs a record of decisions and responsibilities. — Conversation without decisions, pending issues and ownership would reproduce the original inefficiency. The phrase concerns outcomes, not a room or document length.
Words you may not know
- con antelaciónin advance
- síntesisconcise summary
- callarseto remain silent
- asuntosagenda items
- queda pendienteremains unresolved
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Open it once you've had a go: reading it first turns this into a reading exercise.
A Para la próxima reunión propongo dejar las diapositivas fuera. La última vez dedicamos casi todo el tiempo a explicar gráficos que ya habíamos enviado. Cuando llegamos a las decisiones, varias personas tenían que marcharse.
B Entiendo el problema, pero quitar la presentación no asegura que hayamos leído los documentos. Yo recibí el informe el mismo día y apenas pude revisarlo. Una explicación breve me ayudó a situarme, aunque después se alargara.
A Por eso quiero enviar una síntesis con antelación y reservar el comienzo para preguntas sobre ella. Cada responsable indicaría qué decisión necesita, qué alternativas considera y qué información le falta. Así las dudas no aparecerían al final.
B Eso me sirve si también aceptamos preguntas que parezcan básicas. Si preguntar se interpreta como falta de preparación, algunos preferirán callarse. Y perderíamos justo lo que intentamos ganar al cambiar el formato.
A Lo incluiré en la invitación. También pondré un límite al número de asuntos, en lugar de repartir unos minutos a cada departamento. Un tema urgente no debería quedar fuera porque su responsable habló tarde.
B De acuerdo. Mantendría un gráfico cuando sea necesario comparar alternativas, pero sin convertirlo en una presentación completa. Al terminar, anotemos qué se decidió y qué queda pendiente, con una persona responsable. Si solo cambiamos las pantallas por más conversación, habremos movido el problema de sitio.