Negotiating a feasible format · Guide and answers
B2.1 · Respond to a proposal, acknowledge its benefit and formulate a reasoned counterproposal.
Liebe Frau Sommer,
Ihr Vorschlag für zwei Schichten hat einen wichtigen Vorteil: Auch Menschen mit unterschiedlichen Tagesplänen könnten unsere Reparaturaktion besuchen. Trotzdem können wir ihn mit den bestätigten Mitteln noch nicht umsetzen.
Für zwei Schichten bräuchten wir sechs verschiedene Helfer, da jede Person nur einmal arbeiten kann. Es haben aber erst vier zugesagt. Auch die Miete wäre mit 120 Euro höher als unser Budget von 90 Euro. Eine andere Verteilung derselben Personen würde diese Probleme nicht lösen.
Ich schlage daher zunächst eine Schicht am Nachmittag vor. Dafür stehen alle vier Helfer zur Verfügung; drei könnten die notwendigen Aufgaben übernehmen und eine Person könnte als Reserve helfen. Die Miete von 60 Euro bliebe im Budget.
Ihre Sorge um die Besucher am Vormittag ist berechtigt. Wir wissen jedoch noch nicht, wie viele betroffen wären. Ich würde diese Personen zunächst nach ihrem Bedarf fragen und mit Ihnen prüfen, ob ein späterer zusätzlicher Termin sinnvoll und finanzierbar wäre. Einen solchen Termin können wir jetzt noch nicht versprechen.
Wären Sie mit diesem ersten Schritt einverstanden? Bitte bestätigen Sie das Format, bevor wir das Programm ankündigen.
Freundliche Grüße
Nika Hoffmann
Auch die Miete wäre mit 120 Euro höher als unser Budget von 90 Euro.
Compares total cost and budget as well as staffing; these are case calculations, not market data.
Die Miete von 60 Euro bliebe im Budget.
The counterproposal uses confirmed resources.
Wir wissen jedoch noch nicht, wie viele betroffen wären.
Acknowledges a limitation without dismissing the concern.
Bitte bestätigen Sie das Format, bevor wir das Programm ankündigen.
The closing makes announcement conditional on the recipient’s decision.
Morning or afternoon is defensible with one session, three available people and 60 euros. Waiting for an availability enquiry is also valid if a feasible format is proposed. Two shifts can only be a future possibility conditional on new resources, not the current plan.
Another valid German response (not the only one):
Liebe Frau Sommer,
mit einem Vormittags- und einem Nachmittagstermin würden wir mehr Menschen die Teilnahme ermöglichen. Das spricht für Ihre Idee. Die vorhandenen Zusagen und das Budget reichen allerdings nicht für beide Schichten. Wir hätten vier Helfer, benötigen aber sechs verschiedene Personen. Zwei Schichten kosten außerdem 120 Euro; verfügbar sind höchstens 90 Euro.
Ich würde deshalb diesmal nur den Vormittag anbieten. Drei bestätigte Helfer können dann arbeiten, sodass die notwendige Besetzung möglich wäre. Für diese Schicht müssten wir 60 Euro zahlen. Den übrigen Helfer würde ich nicht zusätzlich einplanen, weil seine Verfügbarkeit nur für den Nachmittag feststeht.
Damit könnten die Menschen kommen, die am Nachmittag keine Zeit haben. Zugleich müssten wir ehrlich sagen, dass andere Besucher möglicherweise nicht teilnehmen können. Wie groß beide Gruppen sind, wissen wir noch nicht. Eine kurze Nachfrage im Viertel könnte helfen, die Uhrzeit endgültig auszuwählen. Falls deutlich mehr Personen nur nachmittags können, sollten wir den einzelnen Termin entsprechend ändern.
Bitte teilen Sie mir mit, ob wir zuerst diese Nachfrage machen sollen. Bis dahin würde ich keine zwei Schichten ankündigen.
Viele Grüße
Lea König
Reducing cost alone is insufficient: also check availability without double counting people. Address the objection through feasible action, without promising attendance for everyone.